Il dialogo tra IT e HR è strategico per la Digital Transformation e lo Smart Work

“Smart Working o Lavoro Agile, non si tratta di una nuova tipologia contrattuale, ma di una modalità di svolgimento della prestazione lavorativa più vantaggiosa sia per l’aumento della produttività che per la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Il lavoro agile implica un ripensamento dei tradizionali vincoli legati a luogo e orario di lavoro, puntando su una maggiore autonomia del lavoratore nel definire le modalità di lavoro, a fronte di una sua maggiore responsabilizzazione dei risultati.” – tratto dall’articolo di Marco Lai (Evoluzione Tecnologica e tutela del lavoro: a proposito di smart working e crowd working)

Questo è un passaggio importante di questo documento che spiega perché prima di iniziare un processo di trasformazione digitale in ottica Smart Working le aziende devono tener conto di alcuni aspetti legati alle attitudini dei propri collaboratori ed il clima generale:

Primo capire il livello di Fiducia all’interno, secondo quanto le persone sono predisposte al cambiamento e motivate.

Fiducia, Cambiamento, Motivazione…elementi che difficilmente possiamo influenzare con disposizioni legislative e soprattutto con una formazione mirata esclusivamente ad aspetti tecnico/legislativi (importanti e necessari per la definizione di regole).

Riporto proprio un esempio di programma formativo ( che ancora oggi vediamo prevalentemente nelle aziende in ottica di smart working):

Prevenzione e sicurezza sul lavoro
La scelta idonea del luogo
Gestione delle emergenze
Gestione degli infortuni
Corretto utilizzo delle dotazioni tecnologiche
Privacy

Tutta formazione incentrata su leggi, regole e cosa fare.
Nessuno ancora si occupa di come generare nelle risore la cultura allo smart working.

I manager che decidono quindi di sposare lo smart work come uno dei processi di trasformazione digitale avviano i progetti spesso in parallelo con questi due passaggi:

1) Ingaggiare il reparto Risorse Umane per la gestione amministrativa di tutti gli aspetti della regolamentazione legata allo smart work, e che organizza corsi preconfezionati frontali esclusivamente informativi su leggi, regole, contrattualistica, ambienti e dotazioni.

2) In maniera completamente scollegata da HR, viene ingaggiato il responsabile IT (che molto spesso va anche in autonomia e poi coinvolge il manager) per trovare le soluzioni tecnologiche migliori abilitanti lo smart work. Molto spesso il problema è che le tecnologie vengono inserite senza preavviso e senza aver coinvolto i dipendenti (gestione del cambiamento completamente assente). 

La mancanza della gestione del cambiamento nei progetti innovativi porta al fallimento degli stessi o a costi di consulenza raddoppiati (se non triplicati) proprio perchè l’anello debole diventano le persone che non sono state portate a bordo del progetto.

Il dialogo tra reparti IT e HR diventa strategico e fondamentale per la riuscita di un progetto di digital transormation. La loro sinergia guidata dal management deve, ovviamente, essere supportata del reparto legal/finance (vigilando sulla corretta applicazione delle regole e sostenibilità economica dell’inserimento di tecnologie abilitanti).

Non è un caso se nel rapporto “The Future Of the Jobs” del World Economic Forum troviamo le seguenti competenze ritenute strategiche per le aziende che si affacciano alla quarta rivoluzione industriale (industria 4.0, digital transformation, smart working, Intelligenza Artificiale, big data, open innovation etc.) :

Complex Problem Solving – Critical Thinking – Creativity –
People Management – Coordinating with others – Emotional Intelligence – Decision Making – Serivice Orientation – Cognitive Flexibility

L’Intelligenza Emotiva, ossia lo sviluppo di competenze socio-emotive diventa elemento chiave e strategico da inserire nelle aziende, soprattutto perchè attraverso l’empowerment delle risorse con l’allenamento pratico posso in maniera mirata sviluppare il resto delle capacità descritte. (Es. il critical thinking è allenabile con una competenza dell’intelligenza emotiva chiamata Utilizzare il Pensiero Sequenziale e la capacità di lavorare e perseguire obiettivi di lungo termine)

L’empowerment di manager / responsabili / team leader attraverso lo sviluppo delle competenze socio-emotiva genera un miglioramento dell’engagement dei dipendenti. Alcune statistiche ci indicano una correlazione molto stretta tra il livello medio dell’Intelligenza Emotiva (EQ – Emotional Quotient) e l’engagement dei collaboratori/dipendenti.

Sempre dal rapporto emerge che entro il 2022, non meno del 54% di tutti i dipendenti avrà bisogno di una significativa riqualificazione e aggiornamento. Tra le figure emergenti ruoli che fanno leva su competenze “umane” distintive. Emerge chLe aziende iniziano a puntare su laureati in filosofia.

“L’Intelligenza Emotiva si sta rivelando essere uno dei driver fondamentali per la performance dei dipendenti; i leader con un alto QE (Quoziente Emotivo) creano un ambiente di lavoro in cui i membri del team possono eccellere, e i membri del team con un alto QE utilizzano i loro punti di forza nel business in maniera efficace per eccellere come star performer” – Joshua Freedman CEO Six Seconds

È evidente quindi che la probabilità di successo di un progetto di digital transformation in generale (quindi anche lo smart working) è strettamente legata all’aspetto culturale interno delle organizzazioni.

Molta letteratura moderna sulla tematica tende a smarcare subito il fatto che lo Smart Work non deve essere associato al Telelavoro e che un buon punto di partenza per avvicinarsi a comprenderne appieno il concetto è inquadrare e focalizzarsi su tre asset principali, le cosiddette 3 B: Behaviours, Bytes e Bricks.

Behaviours, i comportamenti.

Possiamo dire addio ai classici orari d’ufficio e affidiamoci agli obiettivi concreti da raggiungere. La regola è ottenere i risultati previsti nei tempi prefissati, al massimo della qualità.
Di conseguenza, un lavoratore smart (smart worker) deve essere responsabilizzato ed educato alla capacità di gestire il proprio tempo (worklife balance). L’elemento chiave è la fiducia, non il controllo.

Bytes, cioè la tecnologia.

Oggi un’azienda può avvalersi di ambienti tecnologici formidabili che incentivano lo smart working. Si tratta quasi sempre di strumenti collaborativi, molti anche gratuiti, che consentono di esser sempre connessi. La tecnologia è nostra amica, conviviamo quotidianamente con essa nella nostra vita personale, perchè non sfruttarla anche per il lavoro?

Bricks, ovvero gli spazi fisici, il layout dell’ufficio.

La mentalità collaborativa si sposa meglio con gli open space che con le postazioni fisse. Non è importante dove lavori, ma quanto l’ambiente intorno a te è confortevole. Al parco, in un coworking, da casa … si lavora in base alle proprie esigenze e obiettivi.

È gli aspetti legati a regole, leggi, amministrazione? Giusto e importante regolamentare, osservare le indicazioni della privacy, dare le indicazioni cosa devono fare dal punto di vista amministrativo, inserire le tecnologie. Sono le fondamenta amministrative/gestionali…sono però le persone, con i loro comportamenti, le loro capacità, le loro relazioni, le loro emozioni a determinarne l’applicabilità.

Si parla della megge di Martec e del Digital Transormation GAP:

La tecnologia cambia in modo esponenziale, le organizzazioni cambiano logaritmicamente. La trasformazione culturale è necessaria e fondamentale per accogliere il cambiamento richiesto dalla costante innovazione tecnologica.

Iniziare a lavora sui fattori che alimentano la Fiducia, la motivazione e la predisposizione al cambiamento delle persone è il modo in qui posso influenzare positivamente la probabilità di successo di una trasformazione digitale in azienda.

Seneca diceva : “non esiste vento favorevole, per un marinaio che non ha direzione”, oggi ancora ci si focalizza sul formare tecnicamente il marinaio su regole e su cosa deve fare dal momento che entrerà in mare.

Ma quali sono le qualità socio-emotive che deve sviluppare per alimentare talenti/capacità che gli permetteranno di applicare il cosa?

Il ruolo e la sfida odierna di leader e manager è proprio guidare la trasformazione culturale nelle aziende.

In futuro sarebbe auspicabile inserire nei convegni riguardanti lo smart working aspetti legati all’empowerment delle risorse, e aspetti legati all’engagement organizzativo, che sono gli aspetti che impattano maggiormente sulla gestione e la riuscita del progetto.